La Función del Administrador

Casos o ejemplos donde se observe la función que desempeña el administrador en las siguientes actividades: cualitativa, cuantitativa y toma de decisiones.

El caso que utilizaré para ejemplificar el papel del administrador en los tres aspectos, se desarrolla con la introducción de la facturación electrónica en una empresa. Esta nueva modalidad demandó que los administradores utilizaran y desarrollaran sus habilidades con su gente y sus procesos, ya que al ser una disposición gubernamental, el tiempo que tenían para implementarlo completamente era limitado.

Funciones cualitatitvas o interpersonales: el proceso de facturación electrónica demandó que la plantilla de personal creciera para poder llevarla a cabo, por lo que se tuvo que contratar nuevo personal. El administrador entrevistó y contrató a su criterio, personal con las habilidades y conocimientos necesarios para tener una base de implementación del proyecto de facturación. Posterior a la contratación, el administrador capacitó a su personal para poder realizar procesos de depuración, manejo de nuevo software, procedimientos administrativos que se desglosarían de todo esto y la definición de objetivos para obtener los resultados esperados.

Funciones cuantitativas o informativas: cuando inició el proyecto, el administrador fue portavoz de la nueva metodología de facturación a su personal para empezar a prepararlos en el proceso. Y una vez implementado, surgieron situaciones en las cuales el administrador formó controles para evitar desviaciones que pudiesen provocar un problema en la facturación electrónica (errores en los datos de RFC, direcciones fiscales, montos con IVA, etc). Consolidó información de facturas generadas y canceladas, contra facturas reportadas a Hacienda, esto para evitar problemas fiscales y administrativos que pudiesen desembocar en multas para la empresa.

Funciones de toma de decisiones: al iniciar el proyecto el administrador analiza el nuevo proceso y determina que es necesario contratar nuevo personal, por lo que debe gestionar una ampliación de presupuestos para cubrir sueldos, adquisición de equipos de cómputo, adecuación de lugares de trabajo, etc. Para la depuración y digitalización de facturas antiguas, el administrador decide enfocar parte de su personal para este trabajo, así como un espacio debidamente adecuado para que lo hicieran y organizaran el archivo muerto. Se informó, analizó y negoció con proveedores de facturación electrónica para elegir la mejor opción: desarrollar un propio software o contratar a un tercero dedicado a este trabajo.

Importancia de la responsabilidad social y ética del administrador en este caso:

 
Hablando de responsabilidad social, el administrador tuvo el compromiso de generar nuevos empleos y lo hizo al contratar nuevo personal para apoyarse en ellos y desarrollar el proyecto de facturación. Tiene el compromiso de ofrecer a sus clientes el mejor servicio y la adaptación de la empresa hacia la facturación electrónica es parte de ello, esto engloba también la búsqueda de la eficiencia económica que beneficie a la empresa donde se desempeña y al gobierno que le solicita nuevos procedimientos. Otro aspecto que se obtuvo con la facturación electrónica y su implementación, fue el cuidado del medio ambiente con el ahorro de papel y finalmente, la responsabilidad social del administrador para cumplir con las obligaciones fiscales fue llevada a cabo.

Hablando del aspecto ético, el administrador debe inculcar en su gente con el ejemplo, exigiendo que se realicen de manera adecuada los procedimientos administrativos y controles establecidos para evitar malos manejos con la facturación. Al contratar nuevo personal, no debió aprovecharse de las necesidades de los solicitantes para condicionar su contratación. Debió también realizar las auditorías correspondientes que evitasen desvíos en los procesos, hechos ilegales o desleales a la empresa, y si los encontró, debió castigar al personal que lo hizo.

Unidad 1 Actividad 1 Fundamentos de Administración